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Preamble

The Canadian Institutes of Health Research (CIHR), the Natural Sciences and Engineering Research Council of Canada (NSERC) and the Social Sciences and Humanities Research Council of Canada (SSHRC) are referred to collectively as the Tri-Agencies. The Tri-Agencies are federal granting agencies that “promote and support research, research training and innovation within Canada.”1 The Tri-Agencies have developed policies and guidelines, including policies on Open Access, research data management, research conduct, and more.

Statement

The Draft, Revised Tri-Agency Open Access Policy on Publications (hereafter the “Policy”) has significant labour and workplace implications for professional academic librarians and other library workers. CAPAL is providing this statement as a notice to our membership, and as feedback responding to the public call from the Tri-Agency.

Policy changes that will particularly impact academic librarians and library workers include:

• A requirement that researchers submit notification informing publishers of some form of rights retention;
• A requirement for immediate deposit of all eligible research in an institutional repository, including those works already made available OA by the publisher; and,
• Allowance for an open-license preprint submission to an institutional repository for publications where the Version of Record or Author’s Accepted Manuscript is not allowed by the

At most Canadian academic institutions, the labour, training, and experience required to effectively meet these requirements are for the most part within the scope of academic libraries. Librarians and library workers are responsible for supporting and educating researchers about author rights, copyright, licensing, repository administration and deposit, technical infrastructure, digital stewardship and preservation, metadata maintenance, and many other tasks.

This Policy represents a significant increase in the labour, resources, and infrastructure as compared to current levels from the existing Policy (implemented in 2015).

The CAPAL Board recognizes the updated Policy to require “immediate” open access is a positive change. We support open access publishing, including through our association journal.

The CAPAL Board recognizes that this is a Policy draft, and there may be other measures coming.

However, the Policy does not address the major issues identified as part of the “Building a Culture of OA” and “Incentives and Compliance” identified in the community consultation. For instance, the Preamble could reflect more of the feedback submitted in these areas, and signal support for models such as Diamond and scholar-led open access.

The CAPAL Board finds that this Policy closely resembles the previous version, except with more onerous requirements passed on to researchers, librarians, and library workers. We see nothing in the Policy to offset this resource shift, e.g., no requirement of structural support from institutions (such as an institutional strategy for open access, similar to the requirement the Tri-Agency set for RDM). We see nothing requiring that the Tri-Agency (or universities and research organizations) provide additional funding and other to supports (e.g., such as additional RSFs specific to libraries) to meet the infrastructure, development, and labour needs of librarians and library workers who will have to support researchers in meeting this Policy.

The CAPAL Board urges the Tri-Agency to consider these implications, and to consult more closely with librarians and their professional associations before finalizing the Policy.

Respectfully,

CAPAL/ACBES Board of Directors

Aneta Kwak (University of Toronto)(Chair)
Courtney Lundrigan (University of Victoria)
Richard Hayman (Mount Royal)
Kyle Feenstra (University of Manitoba)
Hannah Tanna (University of Toronto)
Katie Harding (McMaster University)
Carol A. Leibiger (University of South Dakota)
Amanda Wills (Northwestern Polytechnic)
Sarah Wood-Gagnon (University of Rochester)(Vice-Chair)

1 “Draft, Revised Tri-Agency Open Access Policy on Publications,” Government of Canada, last modified March 14, 2025, https://science.gc.ca/site/science/en/interagency-research-funding/policies-and-guidelines/open-access/draft-revised-tri-agency-open-access-policy-publications.

Déclaration du conseil d’administration de l’ACBES sur les révisions proposées à la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications

La version révisée provisoire de la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications (ci- après la « Politique ») a d’importantes répercussions sur les politiques et conditions de travail pour les bibliothécaires universitaires professionnel.le.s et les autres bibliothécaires. L’ACBES produit cette déclaration à titre d’avis à nos membres et de rétroaction en réponse à l’appel public des trois
organismes.
Les changements de politique qui auront une incidence particulière sur les bibliothécaires universitaires et les travailleuses.eurs en bibliothèque comprennent :
• L’obligation pour les chercheuses.eurs de soumettre une notification informant les éditeurs d’une certaine forme de conservation des droits ;
• L’exigence de dépôt immédiat de toutes les recherches admissibles dans un dépôt institutionnel, y compris les travaux déjà offertes en libre accès par l’éditeur ; et,
• Des provisions pour une soumission de prépublication sous licence ouverte à un dépôt
institutionnel pour les publications où la version de l’éditeur ou le manuscrit d’auteure ou d’auteur accepté n’est pas autorisé par l’éditeur.

Dans la plupart des établissements universitaires canadiens, la main-d’œuvre, la formation et l’expérience requises pour répondre efficacement à ces exigences relèvent pour la plupart des bibliothèques universitaires. Les bibliothécaires et les employé.e.s de bibliothèque sont chargé.e.s de soutenir et d’éduquer les chercheuses.eurs sur les droits d’auteur, les droits de reproduction, les
licences, l’administration des dépôts et les soumissions, l’infrastructure technique, la gérance et la préservation numériques, la maintenance des métadonnées et de nombreuses autres tâches.

Cette Politique représente une augmentation significative en temps de travail, en ressources et en infrastructure par rapport aux niveaux actuels de la Politique actuelle (en vigueur depuis 2015).

Le conseil d’administration de l’ACBES reconnaît que la nouvelle exigence d’un libre accès « immédiat » est un changement positif. Nous soutenons la publication en libre accès, y compris via notre journal d’association.

Le conseil d’administration de l’ACBES reconnaît qu’il s’agit d’une version provisoire et que d’autres mesures pourraient être adoptées. Cependant, la Politique ne traite pas des principaux enjeux identifiés dans le cadre de la « ’établissement d’une culture de libre accès » et des « incitatifs et conformité » identifiés lors de la consultation communautaire. Par exemple, le préambule pourrait refléter davantage de commentaires soumis dans ces domaines et signaler le soutien à des modèles tels que l’Accès ouvert Diamant et le libre accès dirigé par des chercheuses.eurs.

Le conseil d’administration de l’ACBES constate que cette politique ressemble beaucoup à la version précédente, sauf avec des exigences plus lourdes déchargées sur les chercheuses.eurs, bibliothécaires et employé.e.s de bibliothèque. Nous ne voyons rien dans la Politique pour compenser ce transfert de ressources, par exemple, aucune exigence de soutien structurel de la part des établissements (comme une stratégie institutionnelle pour le libre accès, similaire à l’exigence que les trois organismes ont fixée pour la GDR). Nous ne voyons rien qui oblige les trois organismes (ou les universités et les organismes de recherche) à fournir un financement supplémentaire et d’autres mesures de soutien (par exemple, des FSR supplémentaires spécifiques aux bibliothèques) pour répondre aux besoins en infrastructure, en développement et en main-d’œuvre des bibliothécaires et employé.e.s de bibliothèque qui devront aider les chercheuses.eurs à respecter cette politique.

Le conseil de l’ACBES encourage vivement les trois organismes à étudier ces implications et à consulter plus étroitement les bibliothécaires et leurs associations professionnelles avant de finaliser la Politique.

Très respectueusement,

Le conseil d’administration de l’ACBES/CAPAL

Aneta Kwak (Université de Toronto) (Présidente)
Courtney Lundrigan (Université de Victoria)
Richard Hayman (Mount Royal)
Kyle Feenstra (Université du Manitoba)
Hannah Tanna (Université de Toronto)
Katie Harding (Université McMaster)
Carol A. Leibiger (Université du Dakota du Sud)
Amanda Wills (Northwestern Polytechnic)
Sarah Wood-Gagnon (Université de Rochester) (Vice-présidente)